Налоговая отчётность селлера: что делать с отчётами WB и Ozon
Раз в месяц площадка присылает вам отчёт о реализации, и большинство продавцов делают с ним одно из двух: либо вообще не открывают, либо берут из него не ту цифру и платят налог с неё. Второе хуже первого, потому что создаёт у налоговой вопрос, куда делась разница. Я юрист и сопровождаю селлеров на WB и Ozon, и налоговая отчётность - та тема, где цена ошибки измеряется доначислениями за три года плюс пени и штраф. Ниже разберу, какие документы вы получаете от площадки, что с ними делать и как выстроить отчётность так, чтобы она занимала вечер в месяц, а не нервы при первой же проверке.
Коротко
- Налог считается с цены реализации товара покупателю, до вычета комиссий и удержаний площадки. Сумма, которая упала вам на счёт, для налога значения не имеет.
- Основной документ для учёта - отчёт о реализации (у Ozon он называется отчёт о реализации товаров, у WB - отчёт о продажах), к нему прикладываются акты и УПД.
- ИП на упрощёнке сдаёт декларацию раз в год и платит авансовые платежи по итогам каждого квартала. Книга учёта доходов и расходов ведётся постоянно.
- Упрощенцы с крупным оборотом с прошлого года дополнительно платят НДС. Порог пересматривается, актуальную цифру проверяйте на сайте ФНС.
- Документы от площадки храните не меньше пяти лет. Налоговая вправе запросить их при проверке за три последних года.
- Комиссии, логистику и штрафы площадки принимайте в расходы только с закрывающими документами, иначе их снимут.
Что вообще присылает площадка
Коротко: каждый месяц вы получаете комплект из отчёта о реализации, акта и счёта-фактуры или УПД, и именно этот комплект - основание для вашего учёта.
Маркетплейс продаёт ваш товар как агент или комиссионер. Юридически это значит, что продавцом для покупателя остаётесь вы, а площадка лишь оказывает услугу посредничества и забирает за неё вознаграждение. Из этой схемы растут все документы.
Основной из них - отчёт о реализации. В нём построчно расписано, какие товары проданы, по какой цене, сколько площадка удержала комиссии, логистики, хранения, штрафов и рекламы, и сколько в итоге перечислено вам. У Wildberries этот отчёт формируется еженедельно вместе с выплатой, у Ozon - ежемесячно. К отчёту прикладываются акт оказания услуг и универсальный передаточный документ на вознаграждение площадки. У Ozon дополнительно есть отчёт об эквайринге и документы по рекламе, если вы её покупали.
Практический вывод простой. Отчёт о реализации - это ваш первичный документ по выручке. Акт и УПД - первичка по расходам на услуги площадки. Всё вместе скачивается из личного кабинета, и скачивать его нужно регулярно, потому что глубина хранения документов в кабинете ограничена.
Главная ошибка: налог с выплаты на карту
Коротко: доходом для налога является вся цена, которую заплатил покупатель, а не та сумма, что площадка перевела вам после удержаний.
Это самая дорогая ошибка начинающего селлера, и налоговая знает про неё лучше вас. Логика у начинающих такая: мне пришло на счёт восемьсот тысяч, значит, с них и плачу налог. Логика закона другая. Вы продали товаров на миллион, площадка удержала двести тысяч вознаграждения и перевела восемьсот. Ваш доход - миллион. Двести тысяч - ваш расход на услуги площадки.
Почему это важно на практике. На упрощёнке с объектом «доходы» разница прямая: налог с миллиона против налога с восьмисот тысяч. Платить с меньшей суммы - значит занижать базу, а это доначисление налога, пени и штраф в двадцать процентов от недоимки, а при доказанном умысле - сорок процентов. Налоговая видит вашу реальную выручку, потому что площадки отвечают на её запросы, а банк показывает поступления. Скрыть разницу не получится, получится только отложить разговор на пару лет, когда набегут пени.
На объекте «доходы минус расходы» правильный учёт работает в вашу пользу: комиссии, логистика, хранение и даже штрафы площадки уменьшают базу, если подтверждены документами. Поэтому вопрос «с какой суммы платить» решается одинаково для обоих объектов: доход - это цена реализации по отчёту, расходы - удержания по актам и УПД.
Если вы ещё выбираете форму и режим, посмотрите разбор про какой налоговый режим выбрать для маркетплейса: там по шагам расписано, когда самозанятость отпадает и чем объект «доходы» отличается от «доходы минус расходы» на живых цифрах.
Какие отчёты сдаёт селлер и когда
Коротко: ИП на упрощёнке сдаёт одну декларацию в год до двадцать пятого апреля, но налог платит частями каждый квартал, а ООО добавляет к этому бухгалтерскую отчётность.
Разложу по срокам для типичного ИП на УСН, это самая частая конфигурация на маркетплейсах.
- Авансовые платежи. По итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев вы считаете налог нарастающим итогом и платите аванс. Сроки - до двадцать восьмого числа месяца, следующего за периодом. Декларацию по авансам сдавать не нужно, только платить.
- Годовая декларация по УСН. Сдаётся один раз, ИП - до двадцать пятого апреля следующего года, организации - до двадцать пятого марта. В ней вы показываете все доходы и, на объекте с расходами, все расходы за год.
- Уведомления по ЕНП. Платежи идут через единый налоговый платёж, и по авансам подаётся уведомление об исчисленных суммах, чтобы налоговая знала, как распределить ваши деньги.
- Страховые взносы ИП за себя. Фиксированная часть платится в любом случае, плюс один процент с дохода сверх трёхсот тысяч рублей в год. Помните, что доходом для этого процента считается опять же выручка по отчётам, а не выплаты.
Если у вас ООО, добавляется бухгалтерская отчётность в налоговую раз в год, а при работниках у обеих форм появляются расчёты по взносам и сведения о них в фонды. Если работников нет и обороты умеренные, учёт ИП реально вести через онлайн-бухгалтерию, которая сама подтянет отчёты площадок по интеграции.
КУДиР и зачем она без бухгалтера
Коротко: книга учёта доходов и расходов - ваш главный рабочий регистр на упрощёнке, её ведут постоянно, а сдают только по требованию налоговой.
Многие селлеры про КУДиР не слышали, пока им не пришло требование. Между тем вести её обязаны все упрощенцы, и штраф за отсутствие книги предусмотрен отдельно, плюс без неё невозможно доказать правильность декларации.
Для торговли через маркетплейс заполнение выглядит так. В доходы вы записываете сумму реализации по отчёту площадки за период, на объекте с расходами в расходы - удержанные комиссии, логистику и прочие услуги с актами. Удобнее всего делать записи раз в неделю или раз в месяц по мере появления отчётов, а не восстанавливать год задним числом из выписок. Онлайн-бухгалтерии умеют формировать КУДиР автоматически из загруженных отчётов WB и Ozon, это самый безболезненный путь.
Чтобы правильно заполнить графы, нужно понимать экономику каждого удержания: что из списанного - комиссия, что - логистика, а что - реклама. Как разложить цену товара на все составляющие, показано в статье про как посчитать прибыль на маркетплейсе. Там же видно, какие строки отчёта вообще бывают, это помогает не потерять расход при заполнении книги.
НДС на упрощёнке: новая реальность
Коротко: с прошлого года упрощенцы, чей доход превысил установленный порог, становятся плательщиками НДС, и для торговли на маркетплейсах это меняет расчёт цены.
Раньше упрощёнка и НДС не пересекались, и селлеры привыкли, что выручка облагается одним налогом. Теперь при превышении лимита дохода возникает обязанность платить НДС: либо по пониженным ставкам без права на вычеты, либо по общей ставке с вычетами. Порог и условия власти уже пересматривали и анонсировали дальнейшие изменения, поэтому конкретную цифру лимита на текущий год берите с официальной страницы ФНС, а не из статей двухлетней давности.
Практическое следствие для селлера. Следите за нарастающим доходом по отчётам площадок в течение года, а не по поступлениям на счёт. Приблизились к порогу - заранее решите с бухгалтером, какой вариант НДС выгоднее при вашей доле расходов, потому что пониженная ставка без вычетов и общая ставка с вычетами по-разному бьют по марже. Сюрприз в виде обязанности платить НДС, узнанный задним числом, - это доначисление за весь период превышения.
Как хранить документы и что спросит проверка
Коротко: срок хранения налоговых документов - пять лет, а проверка может охватить три последних года, поэтому отчёты площадок архивируйте системно, а не как получится.
Проверка маркетплейс-селлера обычно строится вокруг простого вопроса: сошлась ли выручка в декларации с тем, что показывают данные площадки и банка. Если вы платили налог правильно с цены реализации, вопрос закрывается предъявлением отчётов и КУДиР. Если нет, начинается реконструкция, и тут цена каждого потерянного отчёта - невозможность подтвердить расход.
Заведите простой порядок. Раз в месяц скачивайте из кабинетов обеих площадок отчёты о реализации, акты и УПД и складывайте в папку вида «год-месяц». Туда же - банковские выписки по поступлениям от площадок. Раз в квартал сверяйте сумму реализации по отчётам с тем, что вы записали в книгу и заплатили авансом. Эта сверка занимает полчаса и отлавливает ошибку до того, как её увидит инспектор.
Учтите технический нюанс. Личные кабинеты площадок не хранят документы бесконечно, и через пару лет отчёт за старый период придётся восстанавливать через поддержку, что долго и не гарантированно. Скачанный архив на вашей стороне снимает эту зависимость полностью.
Частые ошибки селлера с отчётностью
Коротко: почти все доначисления у продавцов маркетплейсов растут из четырёх повторяющихся промахов.
- Налог с выплаты, а не с реализации. Разобрано выше, это ошибка номер один по частоте и по сумме доначислений.
- Нет закрывающих документов на расходы. Селлер на объекте «доходы минус расходы» вычитает комиссии и логистику, но актов и УПД не скачивал. На проверке расходы снимают, базу и налог досчитывают.
- Пропущенные авансовые платежи. Декларация годовая, и про платежи по кварталам вспоминают в апреле. За каждый пропуск идут пени, а систематическое игнорирование - прямой путь к требованиям.
- Не отслежен порог по НДС. Оборот перешагнул лимит в середине года, селлер узнал об этом из письма налоговой. Следить за нарастающим доходом нужно самому, площадка за вас этого не сделает.
Вести учёт руками по двум площадкам - значит каждый месяц собирать цифры из разных кабинетов и надеяться, что ничего не потерялось. Сервис MPACKS сводит продажи и удержания ваших магазинов на WB и Ozon в одну аналитику, так что сумма реализации за любой период видна сразу, и сверка для налога перестаёт быть археологией по выпискам.
Итог
Отчётность селлера стоит на трёх опорах. Первая: доходом для налога является цена реализации по отчёту площадки, до всех удержаний. Вторая: каждый расход на комиссии и логистику подтверждается актом или УПД, без документов расхода не существует. Третья: сроки платежей квартальные, декларация годовая, документы хранятся пять лет. Выстроите раз в месяц ритуал из скачивания отчётов, записи в КУДиР и сверки - и налоговая перестанет быть темой, про которую страшно думать. Страшно бывает тогда, когда три года платили с выплаты на карту и надеялись, что никто не спросит. Спрашивают.