Точка перезаказа: когда заказывать следующую партию

Разбирал магазин, где ходовая позиция обнулялась четыре раза за полгода. Владелец следил за остатками каждый день и заказывал партию, как только цифра начинала пугать. Проблема была не в дисциплине. Заказ уходил поставщику в момент, когда до пустого склада оставалось три недели, а партия физически приезжала через семь. Дальше карточка теряла позиции, реклама выкупалась вхолостую, а после поставки продажи месяц собирались обратно.

Момент отправки заказа считается заранее и по формуле. Эта цифра называется точкой перезаказа.

Коротко

Точка перезаказа это остаток в штуках, при котором пора заказывать новую партию, чтобы товар не кончился до её приезда.
Считается от скорости продаж и срока поставки: сколько единиц уйдёт за то время, пока партия едет.
К этому объёму добавляют страховой запас на срыв сроков и скачок спроса, обычно от двадцати до тридцати процентов.
В остаток при сравнении включают всё: сток на площадке, товар в пути и партию, которая уже оплачена поставщику.
Порог считают по каждому товару отдельно, потому что срок поставки у разных поставщиков отличается в разы.

Закупка живёт в календаре, а не в штуках

Коротко: пятьсот единиц могут значить полгода спокойствия или дефицит через неделю.

Селлер видит число в кабинете и оценивает его на глаз. Беда в том, что одно и то же число означает совершенно разное для разных карточек. Пятьсот штук при двух заказах в день закрывают восемь месяцев. Те же пятьсот при сорока заказах в день кончатся через двенадцать дней, и запускать производство надо было ещё вчера.

Поэтому единица измерения в закупке это дни, а не единицы товара. Делишь то, что есть в наличии, на средние заказы в день и получаешь дату обнуления. Дальше эту дату сравниваешь с датой приезда следующей партии. Всё планирование сводится к тому, чтобы вторая дата наступала раньше первой. Как измерять сам запас в днях и какие тут нормы, разобрано в материале про то, сколько дней запаса товара держать на складе wb.

Есть и второй слой. Решение о закупке чаще принимается на ощущениях. Цифра выглядит маленькой, появляется тревога, уходит заказ. Цифра выглядит внушительной, тревоги нет, заказ откладывается. Такая логика держится ровно до первого товара с длинным циклом производства.

Из чего складывается срок поставки

Коротко: реальный срок это сумма всех шагов от нажатия кнопки «заказать» до появления товара в продаже.

Селлеры обычно держат в голове срок производства и забывают про хвост. Считать надо всю цепочку целиком.

Согласование и оплата занимают от одного до пяти дней. Пока не прошёл платёж, у поставщика заказ не в работе.

Производство или отгрузка со склада поставщика занимает основную часть срока. Для товара из Китая это обычно от тридцати до сорока пяти дней, для российского производства от семи до двадцати.

Доставка до вашего склада или до фулфилмента добавляет ещё от пяти до двадцати дней в зависимости от маршрута.

Подготовка партии съедает несколько дней: маркировка, упаковка, короба, документы поставки.

Приёмка на складе маркетплейса добавляет от одного до семи дней, и в высокий сезон эта цифра растёт. Товар, который лежит в приёмке, ещё не продаётся.

В магазине, с которого начинался разбор, полный цикл вышел пятьдесят два дня: сорок пять на производство и доставку плюс неделя на подготовку и приёмку. Владелец в уме держал цифру тридцать, потому что именно её называл поставщик.

Срок берут не средний, а близкий к худшему из последних поставок. Если три партии приехали за сорок, сорок пять и шестьдесят дней, в расчёт идут шестьдесят. Средняя цифра означает, что в половине случаев товар кончится раньше приезда.

Формула точки перезаказа

Коротко: скорость продаж умножаешь на срок поставки и добавляешь страховой запас.

Базовый расчёт выглядит так.

Точка перезаказа (шт) = Средние заказы в день (шт) * Срок поставки (дней) + Страховой запас (шт)

Страховой запас считают долей от того же расхода за время поставки.

Страховой запас (шт) = Средние заказы в день (шт) * Срок поставки (дней) * Доля страховки

Средние заказы берут за две или четыре недели. Неделя шумит от одной акции, квартал сглаживает свежее ускорение. Для сезонного товара период берут из прошлого года по тому же месяцу, иначе расчёт покажет спокойный июль перед сентябрьским всплеском.

Дальше три уточнения, каждое из которых уже кому-то стоило денег.

Сравнивать порог нужно с доступным количеством целиком. Сюда входит то, что лежит на площадках, то, что едет, и то, что поставщик уже собирает по оплаченной заявке. Пропустишь одну из трёх частей, отправишь вторую такую же заявку.

Считать надо по каждому артикулу. У одного поставщика цикл семь дней, у другого шестьдесят, и единый порог по магазину не подходит ни тому, ни другому.

Скорость мерить по заказам, потому что с полки уходит именно заказанное. Невыкуп частично возвращается в продажу, и его закладывают отдельной поправкой уже при расчёте объёма партии.

Порог живёт только пока за ним следят: сместилась скорость продаж, сместился и он. Вести это руками в файле получается у единиц. MPACKS держит расчёт по каждому артикулу актуальным сам и подсвечивает позиции, по которым пора запускать закупку.

Сколько добавлять в страховой запас

Коротко: страховка покрывает две вещи, срыв срока поставки и всплеск спроса, и её размер зависит от стабильности обеих.

Практика сходится к диапазону от двадцати до тридцати процентов от расхода за время поставки. Внутри диапазона ориентируются на три признака.

Стабильный поставщик и ровный спрос дают нижнюю границу. Товар возят по одному маршруту, сроки держатся, заказы идут ровной линией без всплесков.

Длинное плечо и сезонность требуют верхней границы и выше. Партия из Китая перед высоким сезоном может опоздать на три недели просто из-за очереди на приёмке.

Дорогой товар с медленной скоростью двигают вниз по страховке. Каждая лишняя коробка на складе это замороженные деньги, и здесь дефицит обходится дешевле переизбытка.

Отдельно стоит цена дефицита. Для карточки в топе выдачи обнуление означает потерю позиций и просадку на несколько недель после возврата товара. Такая позиция заслуживает страховки в сорок процентов. Для карточки из хвоста ассортимента дефицит стоит копейки, и страховать её незачем.

Разбор на живой позиции

Коротко: проходим цепочку от скорости продаж до даты, когда уходит заказ поставщику.

Возьмём тот самый магазин, с которого начинался текст. Ходовая футболка, продаётся на обеих площадках, поставщик один, полный цикл шестьдесят дней по худшей из трёх последних поставок.

Шаг первый. Скорость. За четыре недели ушло триста тридцать шесть единиц по двум площадкам вместе, это двенадцать в день.

Шаг второй. Расход за время ожидания. Двенадцать умножаем на шестьдесят, получаем семьсот двадцать единиц. Столько уйдёт с прилавка, пока партия производится, едет и проходит приёмку.

Шаг третий. Страховка. Позиция стоит в верхней части выдачи, обнуление стоит дорого, поставщик срывал сроки дважды. Берём тридцать процентов, это ещё двести шестнадцать.

Шаг четвёртый. Порог. Семьсот двадцать плюс двести шестнадцать даёт девятьсот тридцать шесть. Для удобства берём девятьсот пятьдесят.

Шаг пятый. Сравнение. На площадках лежит восемьсот сорок, в дороге ничего. Восемьсот сорок меньше девятисот пятидесяти, значит момент уже наступил и заказ должен уйти сегодня.

Владелец в этой ситуации видел восемьсот сорок футболок и спал спокойно ещё месяц. Цифра выглядела внушительно. По календарю у него оставалось семьдесят дней продаж при цикле в шестьдесят, и весь этот запас съедала одна нормальная рекламная неделя.

Сколько заказывать, когда порог пробит

Коротко: точка перезаказа отвечает на вопрос «когда», объём партии считают отдельно.

Объём привязывают к целевому уровню запаса. Берёшь срок, на который хочешь закрыть карточку, обычно это срок поставки плюс интервал между заказами, умножаешь на скорость и вычитаешь то, что уже есть в наличии и в пути.

Объём партии (шт) = Средние заказы в день * Целевые дни покрытия - Остаток - Товар в пути

Дальше объём правят на три вещи. Минимальную партию поставщика, потому что она часто выше расчёта. Процент невыкупа и брака, который добавляет от пяти до пятнадцати процентов сверху. Деньги, потому что расчётная партия иногда просто не помещается в бюджет закупки.

Партия на полгода вперёд выглядит выгодной по цене за единицу и почти всегда проигрывает по деньгам. Скидка поставщика в пять процентов не окупает четыре месяца, которые эти деньги проведут в коробках вместо следующей закупки. Проверять такую сделку удобно вместе с расчётом экономики товара: как считается вся цепочка удержаний, показано в разборе про то, как посчитать прибыль на маркетплейсе.

Два разных порога, которые постоянно путают

Коротко: рекомендации площадки про пополнение относятся к отгрузке, а закупку у поставщика они не покрывают.

Обе площадки подсказывают, что пора довезти на их склад. Wildberries предлагает пополнять в первую очередь позиции, которых хватит меньше чем на две недели. Ozon строит рекомендации по кластерам исходя из собственного прогноза спроса.

Обе подсказки решают задачу «привези сюда то, что у тебя уже есть». Между вашей коробкой и полкой площадки лежат дни. Между заказом поставщику и той же полкой лежат недели или месяцы, и ни один алгоритм площадки про ваше производство ничего не знает.

Отсюда два независимых порога в работе селлера. Нижний срабатывает часто и запускает отгрузку с собственного склада. Верхний срабатывает редко и запускает деньги, переговоры и производство. Ошибка стоит по-разному: пропустил первый, потерял несколько дней наличия, пропустил второй, потерял полтора месяца.

Что ломает расчёт

Коротко: любая цифра, посчитанная один раз, устаревает за месяц.

Сезонность сдвигает скорость в разы. Формула на средних за две недели перед сезоном занижает порог, и товар кончается на пике спроса. Для сезонных позиций порог считают по прошлогодней кривой, а подробности планирования разобраны в материале про сезонность спроса и планирование поставок.

Реклама и акции разгоняют продажи скачком. Если на следующей неделе стоит участие в акции, скорость на время акции считают отдельно и добавляют в расчёт.

Склейка карточек путает картину по артикулу. Заказы могут перетекать между размерами и цветами внутри одной склейки, и порог по отдельному размеру скачет вслед за наличием соседних.

Смена поставщика или маршрута меняет срок поставки, а порог обычно остаётся старым. После каждой партии полезно записывать фактический срок от оплаты до появления товара в продаже. Через три поставки появляется честная цифра вместо обещанной.

Чек-лист перед отправкой заказа

Пять вопросов, на которые полезно ответить до оплаты партии.

Первый. Какой у меня фактический цикл по последним трём поставкам, от даты оплаты до даты первой продажи новой партии? Обещания поставщика в расчёт не идут.

Второй. Учтено ли то, что уже едет и что оплачено, но пока не отгружено? Двойной заказ рождается именно здесь.

Третий. Считал ли я порог по этому товару отдельно? Общая цифра на весь ассортимент подходит примерно никому.

Четвёртый. Знаю ли я, что происходит с этой позицией в ближайшие два месяца? Акция, сезон или запуск рекламы меняют скорость на десятки процентов.

Пятый. Когда я пересчитывал цифру в последний раз? Порог трёхмесячной давности описывает магазин, которого уже нет.

Источники

Закупка перестаёт быть угадайкой, когда порог по каждому артикулу пересчитывается автоматически и сам поднимает руку. MPACKS ведёт этот расчёт по вашим товарам на WB и Ozon, чтобы решение о партии принималось по цифре.

Открыть MP аналитику